VACATURE: Administratieve ondersteuning Team Infrastructuur (deeltijds)

VIERNULVIER is een Vlaamse kunstinstelling en opereert als een centraal platform in een rijk netwerk van artiesten en organisaties. Geïnspireerd door een turbulente wereld en een kunstensector in beweging, versterkt VIERNULVIER de kruisbestuiving tussen de kunsten en de lokale en globale gemeenschap. Dat doen we met een actuele blik op onze gedeelde toekomst. We zijn een gastvrije ontmoetingsplek en een labo voor ontwikkeling, productie, presentatie, participatie en reflectie.

Ons prachtige gebouw De Vooruit is sinds 1983 erkend als monument. In onderhoud vraagt dit de nodige zorg en aandacht. Daarnaast deden we recent ingrepen om het gebouw toegankelijker te maken voor onze bezoekers. Er staan nog meer plannen op de agenda en daarom zijn we op zoek naar een nieuwe collega om team infrastructuur te ondersteunen op vlak van administratie. 

Wat verwachten we van jou? 

• Je hebt een belangrijke verantwoordelijkheid in de voorbereiding en administratieve opvolging van lopende subsidiedossiers in uitvoering. Dit betekent o.a. het overzicht bewaren, inzamelen van gegevens, cijfers verzamelen, facturen opvolgen in nauwe samenwerking met afdeling boekhouding,...
• Een van je kerntaken is het opzoeken, verzamelen en beheren van prijsvragen,
  bestellingen en (onderhouds)contracten en vergelijkingen van offertes voor de verschillende lopende projecten en dossiers binnen Infrastructuur : energie, investeringen, overeenkomsten met architecten,...
• In overleg met de coördinator infrastructuur help je met het regelen van vergunningen. Dit betekent dat je zorgt voor de administratieve voorbereiding en opvolging ervan.
• Je bent het geheugen van het gebouw en zorgt ervoor dat alle documenten gestructureerd opgeslagen worden zodat anderen ze eenvoudig kunnen terugvinden.
• In de opvolging van grote bouwdossiers ben je een belangrijke administratieve
  schakel als het gaat over vorderingsstaten,overzichten maken, technische fiches bijhouden, termijnen beheren, verzekeringen,...
• Bij schade aan het gebouw door derden verzamel jij de informatie en volg je het schadedossier van A tot Z op.
• Je helpt mee met het uitvoeren van veiligheidsdossiers. Dat kan bijvoorbeeldgaan over brandcompartimentering, keuringen, noodzakelijke werken in
  het kader van wetgeving,... Bijscholing en op de hoogte blijven van de veiligheidswetgeving is erg belangrijk.
• Procedures opmaken, agendabeheer, goedkeuring van facturen en andere ondersteunende taken kunnen ook in je takenpakket aan bod komen.

Wie willen we graag vinden?

• We zoeken een administratief vaardig persoon met passie voor historische
  gebouwen en kennis & ervaring met het takenpakket.
• Gesubsidieerde overheidsopdrachten, bouw - of vergunningsaanvragen klinken je bekend in de oren. Je vraagt vlot prijsoffertes aan, vergelijkt ze en volgt ze op.
• Je bent bij voorkeur ook vertrouwd met overheidsopdrachten.
• Je bent je bewust van de verschillende facetten van bouw- en projectadministratie en haalt energie uit het administratief samenbrengen, overzichtelijk houden en nauwgezet opvolgen van de flow van A tot Z.
• Je hebt oog voor details en verdiept je graag actief in de materie om grote en
  langlopende projecten samen met het infrateam tot een goed einde te brengen.
• Je houdt verschillende deadlines goed in het oog en communiceert ze tijdig binnen je team.
• Je werkt administratief nauwkeurig, punctueel en kan je goed organiseren.
• Je hebt een goede kennis van Google Spreadsheet en Docs;
• Je bent goed met cijfers en bereidt rapportage voor.
• Je communiceert op een vlotte manier.
• Je kan goed samenwerken met interne teams en externe diensten en weet relaties goed te onderhouden.

Wat hebben wij te bieden? 

• Een deeltijds contract van onbepaalde duur (15,2u/week).
• Een afwisselende job in een dynamische, culturele omgeving.
• Een open werksfeer met ruimte voor initiatief.
• Een flexibele en duurzame context met aandacht voor het nieuwe werken.
• Verloning volgens barema B, PC 304.

Interesse?

Stel jezelf voor en mail je brief met CV vóór maandag 6 mei naar vacature-administratief-infra@viernulvier.gent

Voor inlichtingen over deze functie kan je terecht bij Matthias Belpaire: matthias.belpaire@viernulvier.gent of op het nummer 0475/69.45.30

Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je terecht bij seline.decloet@viernulvier.gent
of op het nummer 0486/98.97.39